PAVONElive: Tip: Naming the Team

If you create an account for > PAVONElive you have to enter an user name, password and a team. The team is the name of your instance of PAVONElive. For each instance you can create your own activities, projects or processes. Further you can add/invite other users to the team. Each user have to enter the name of the team, if he wish to get access to the instance. For this, you should use an easy name of the team. If possible use only a single word without blank or other special characters.

PAVONElive: Tip: Set the Timeout

In > PAVONElive you can set the timeout in the settings. After the timeout time is reached you will logout automatically. The default timeout is after 30 minutes. If you wish to change the time, you can click on the Settings link in the right corner and enter the new time in the according ‘Logout’ field.

The People Side of Business

On > YouTube.com is a new promotion video for > STRUCTOGRAM® available. It is a training system to learn your personality structure with the knowledge of your capabilities and limits.  If you know it, you can get knowledge of the structure of other people. Based on this you can learn to sell a product in different ways to different customers. A Structogram is the illustration of a person’s basic structure. If you like to use STRUCTOGRAM® in a CRM solution, it is available from > PAVONE. You can use it in the > PAVONE CRM solution or integrate it in any other CRM solution.

Video: How to resolve resource overallocations

This > video continues the > first video and shows how you structure your project plan in > PAVONElive, add links between tasks and assign resources to the project plan. Further, it gives an overview how you can resolve overallocations of resources in the project plan.

Video: How to manage new tasks, assignments and actual data

In this > video you can see how you can manage new tasks and assignments in a project. The video shows the project plan in > PAVONElive. Besides the usage of > PAVONElive you can use the functionality in an IBM Lotus Notes/Domino-based project management software (> PAVONE Project Management). In the project plan you can add tasks and resources to the tasks. Further, you see the tasks in a gantt diagram and the workload of the resources in an histogram.

Mit schlanken Prozessen Geld sparen

Vor ein paar Tagen wurde das neue Release 9.5 von > PAVONE Espresso Workflow veröffentlicht. PAVONE Espresso Workflow ist eine der am längesten am Markt verfügbare Workflow Management-Lösung für die Plattform IBM Lotus Notes/Domino. Das neue Release enthält neben der komplett überarbeiteten Benutzeroberfläche und einigen Detailverbesserungen noch die Mehrsprachigkeit. (Auszug aus der > Pressemitteilung):

Von der Mehrsprachigkeit profitieren vor allem international tätige Geschäftskunden. So wurde vor allem die Benutzeroberfläche um multilinguale Funktionen erweitert. Im laufenden Betrieb kann der Anwender jederzeit zwischen den Sprachen Deutsch und Englisch wechseln. Die Auslieferungsversion von PAVONE Espresso Workflow enthält eine Sammlung sofort einsetzbarer Workflows, die um englische Beispiele erweitert wurde

Neben den sofort einsetzbaren Workflows besteht die Möglichkeit, weitere Workflows mit einem grafischen Modellierungstool zu gestalten und diese in der Workflow-Anwendung auszuführen. Durch die Modularität kann die Ausführungsengine in jede beliebige IBM Lotus Notes/Domino-Anwendung integriert werden. Neben der Version für IBM Lotus Notes/Domino gibt es Espresso Workflow auch auf Basis von Java EE. Diese Version ist auch Bestandteil von > PAVONElive.

Nützt Social Media bei der Projektarbeit?

In der März-Ausgabe vom > PM Network, der Mitgliederzeitschrift des > Project Management Institute, steht ein > Artikel ‘PMPs on FB? OMG! zum Thema Social Media. Mit Social Media sind dabei Soziale Netzwerke, wie Twitter und LinkedIn, aber auch Blogs und Wikis gemeint. In dem Artikel sind unterschiedliche Meinungen zum Einsatz von Social Media zur Projektabwicklung einbezogen. Kritische Meinungen dazu sind, dass der Anwender zu sehr mit der Verwaltung der Tools beschäftigt ist und sich nicht mehr so sehr um die eigentlichen Projekttemen kümmern kann. Zudem sind solche Tools vornehmlich für kleinere Projekte nützlich, während bei komplexeren Projekten komplette Projektmanagement-Lösungen gefordert sind.

Allerdings können Social Media Tools dem Projektmanager helfen, die eigene Weiterentwicklung voranzutreiben bzw. seine Anliegen besser zu kommunizeren. Ebenso können gerade Wikis gut als virtuelle Lessons Learned-Tools eingesetzt werden. Hierüber können Projektergebnisse oder -abläufe besser für nachfolgende Projekte beibehalten werden.

Auch die Internet-Telefonie, wie z. B. Skype, kann im Rahmen von Projekten auch eingesetzt werden. Auch ich kenne Bekannte bei denen die Nutzung von > Skype aufgrund von Sicherheitsbedenken nicht im Unternehmen erlaubt ist. Eine interessante Aussage steht in dem Artikel 🙂

All the people I work with are not allowed to use Skype. It’s blocked at their corporations because it’s considered an IT security risk. I tell them, ‘It’s a phone. Do you use phones at work? That’s a risk, too!’

Quelle: PM Network, S. 46

Vollständiger Artikel: PMPs on FB? OMG!

(Im Original publiziert auf pibako.com.)

Web 2.0-Kommunikationstools in Projekten bisher wenig genutzt

In der im letzten Eintrag genannten Studie > Betriebliche Projektwirtschaft – Eine Vermessung wurde auch der Einsatz von modernen (Web 2.0) Kommunikationstools untersucht. Dabei kam heraus, dass die Verwendung von Sozialen Netzwerken, Media Sharing Plattformen, Collaborative Technologien, Wikis und Blogs bisher nur eine untergeordnete Bedeutung hat. 28 % der befragten Teilnehmer gaben an, dass Soziale Netzwerke zumindest teilweise zum Einsatz kommen. Bei den Media Sharing Plattformen waren es 21 % und bei den Collaborative Technologien, Wikis und Blogs noch weniger.  Als ein Grund wird angesehen, dass virtuelle Projektteams bei der Zusammenarbeit nur eine untergeordnete Rolle spielen. Lediglich in 19 % der Fällen setzen sich die Mitarbeiter vorallem virtuell zusammen.

(Im Original publiziert auf pibako.com.)

Betriebliche Projektwirtschaft die Organisationsform der Zukunft?

Im Harvard Business Manager, Ausgabe 2/2010, ist ein interessanter Artikel von > Prof. Dr. Jutta Rump (Fachhochschule Ludwigshafen) und > Frank Schabel (Hays AG) mit dem Titel > Wie Projektarbeit Unternehmen verändert erschienen. Auf Basis einer empirischen > Studie unter ca. 300 Entscheidungsträgern haben sie die Projektarbeit in Unternehmen untersucht. Dabei kamen sie zum Ergebniss, dass die betriebliche Projektwirtschaft als Organisationsform in vielen Unternehmen bereits Einzug gehalten hat. Unter betriebliche Projektwirtschaft verstehen sie, dass die Projekte u. a. zum Tagesgeschäft gehören und die Mitglieder der Projektteams keine festen Aufgaben mehr haben. Sie werden vielmehr nur noch in Projekten eingesetzt. Die betriebliche Projektwirtschaft wird dabei oftmals parallel zur “traditionellen Welt der Abteilungen” eingesetzt. Interessant ist, dass nach der Studie bereits ein Viertel der Unternehmen mehr als 50 % aller Arbeitsabläufe auf die Projektarbeit umgestellt haben. Die Projekte werden dabei hauptsächlich bei strategischen Aufgaben eingesetzt. So nutzen 83 % der befragten Entscheidungsträger die betriebliche Projektwirtschaft um neue Arbeitsabläufe einzuführen, 74 % verwenden sie bei der Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen. Der Einsatz erfolgt dabei hauptsächlich in prozess- und wissensorientierten Unternehmensbereichen, wie IT, Marketing, F&E und Personalwesen.

Ein typisches Projektteam setzt sich nach der Studie meist (in 83 % der Fälle) aus bis zu 10 Mitarbeitern zusammen, wobei die Mitarbeiter aus allen Hierarchieebenen, Fachbereichen und Altersstufen kommen können. Die Projektdauer liegt in der Regel zwischen einem halben und einem Jahr.

Auch Gründe, warum Projekte scheitern, wurden untersucht. Die Ergebnisse sind nicht neu:  Zu enger Zeitplan, ungenügendes Projektmanagement, zu starre Organisationsstrukturen und Prozesse, wie auch die Entscheidungsschwäche der Verantwortlichen werden für das Scheitern verantwortlich gemacht.

Zum Schluss ziehen sie das Fazit, dass Projektteams in der Regel besser arbeiten als herkömmliche Arbeitsgruppen. U. a. deswegen, weil sie lösungsorientierter seien und sich mit den Zielen stärker identifizieren.

Die komplette Studie ist auf den Seiten der Hays AG verfügbar: Betriebliche Projektwirtschaft – Eine Vermessung

(Im Original publiziert auf pibako.com.)

Manage your daily activites and projects

Some weeks ago > PAVONE has published a new solution called > PAVONElive. It is an online solution for activity, project and process management. With it you can record your daily activities and projects. Further, it is possible to model processes and perform the processes in the solution. Except the process modeling software which has to be install on your client, it is not neccessary to install the software. Since the current version is a beta version, the usage is free of charge. You can test PAVONElive on http://www.pavonelive.com. Although it is from PAVONE, a long-term IBM Business Partner, PAVONElive is a Java EE solution and runs not on an IBM Lotus Domino server.

You can follow PAVONElive on Twitter: http://twitter.com/pavonelive.